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販売管理システム:クライアントへ見積提出、仕入先へ見積依頼

さて、クライアントから見積依頼が発生したとします。
一般的に見積書を作成しクライアントに送る場合、大きく二通りのパターンがございます。

  1. 自社生産にて、価格表等を元に見積提出
  2. 外注生産のため仕入先に見積依頼し、その上でクライアントに見積書を提出。

ここでは、2について詳しく進めていきましょう。

問題点:見積書~受注情報の社内保管について

よくお聞きするお悩みですが、見積書のテンプレート(エクセルやその他)等は社内で決めてはいるがその保管方法や閲覧方法に問題があるとの事です。多くの場合が、ネットワーク共有フォルダ内に保管してる形が多いですが、シッカリと整理できていない現状をお聞きします。

見積書作成等の問題点

またクライアントに提出する見積書がひとつの場合もあれば、松竹梅の3つのパターンで出す場合もあるかと存じます。しかし、受注した後・・・同クライアントから同様の発注が来た場合、見積単価やどの見積が確定したのか?等の管理が社内共有できていないために、スムーズに業務を運ぶことが出来ません。

また、仕入先との連動もシステム化出来ていないので、後々見積依頼した商品や内容を瞬時に把握できない。

解決法:見積書作成~受注機能について

  1. クライアントから見積依頼が来た場合、取引管理システム内で見積書を作成。
  2. 複数パターン見積書を作成する場合もあるので、内容を2度打ちする必要の無い様、複製機能を付加。
  3. 決定した見積書に確定チェックを入れ、今後誰が見ても、その見積書が確定したと解る形にする。
  4. 複数の仕入先に対しても見積依頼書を作成し、取引内容の仕入として管理出来ます。
  5. 受注確定したものに、受注日と受注金額等、必要な情報を入力します。

販売管理システム:見積書作成

上記の取引管理システム内にクライアントへの見積書、仕入先への見積依頼書作成機能を付加し連動しておくと、取引にかかわる内容が瞬時に把握可能です。新任担当者が引き継ぐ場合でも、以前の取引情報を見ながら、顧客毎の商品単価等も調査可能になります。

もちろん、ECショップのように日々多くの商品の受注・発送が行われる業種においては、仕入先にまとめ発注をされることもあります。その場合は、別にまとめ発注機能と在庫機能を連動して、いつ?商品の在庫が足りなくなるのか?またどの商品が人気があるのか?を分析できるようにしておき、まとめ発注をシステム化することで問題は解消できます。

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